Frédéric Garcia

Frédéric Garcia

Publié le 17 mai 2022 • 4 min. de lecture

Microsoft Word fait incontestablement partie des logiciels de bureautique et de traitement de textes les plus populaires dans les entreprises. Vous l'avez certainement utilisé pour rédiger des rapports, des comptes-rendus ou ne serait-ce que pour rédiger des lettres et des courriels.

Votre choix s'explique par le système de corrections automatiques embarqué par Microsoft Word. Il concerne aussi bien le plan grammatical qu'orthographique. Bien entendu, il n'exclut pas les corrections manuelles. En effet, il est difficile pour l'intelligence artificielle de Word de détecter certaines subtilités de la langue, du moins pour le moment. Comment activer la correction automatique et comment gérer la manuelle ? Réponses !

La correction automatique sur Word : tout ce qu'il faut savoir

La correction automatique sur Word est basée sur un ensemble de technologies comme l'intelligence artificielle. Il ne faut pas la confondre avec la vérification. Ce sont deux fonctionnalités bien distinctes : la première consiste à remplacer certains termes, la seconde ne fait que signaler les erreurs.

Comment activer la correction automatique ?

Pour la mettre en œuvre, lancez Word et rendez-vous dans l'onglet des “Options”. Celui-ci est accessible depuis le menu "Fichier". Une interface spécifique va s'afficher sur l'écran. Vous y trouverez, en bas, "Options". Sélectionnez cette catégorie. Vous verrez alors une rubrique qui s'appelle "Vérification". Choisissez-la. Une fois l'accès à cette catégorie établi, vous verrez un bouton "Options de corrections automatiques". Rendez-vous y et assurez-vous que les cases requises soient cochées.

La vérification de l'orthographe et la langue

Par la même occasion, profitez-en pour activer les vérifications orthographiques. D'un autre côté, assurez-vous que le dictionnaire est bien installé. Pour le vérifier, rendez-vous dans le même menu et choisissez "Langues". Si vous ne voyez pas le Français ou la langue souhaitée, il suffit de l'installer.

Comment fonctionne la correction automatique ?

Il faut souligner que la correction automatique fonctionne indépendamment de la vérification. Concrètement, le logiciel va se baser sur son dictionnaire pour vérifier les mots que vous avez saisis. Il va les comparer avec les termes dont il dispose.

S'il y a une erreur d'orthographe, le mot sera souligné en rouge. Si l'erreur est d'ordre grammatical, le terme sera souligné en bleu. Il suffit alors de faire un clic droit sur votre saisie et de la remplacer par la suggestion de Word.

Pourquoi la correction automatique ne fonctionne pas ?

Il arrive que la fonctionnalité dont nous parlons rencontre certains soucis qui l'empêchent de bien fonctionner. Cela peut s'expliquer par un mauvais réglage opéré au niveau des préférences linguistiques. Pour y remédier, il suffit de vous rendre dans le même menu que nous avons évoqué plus haut : Fichier>Options>Vérifications>Options de correction automatique.

Une correction automatique qui ne marche pas peut aussi s'expliquer par les dysfonctionnements rencontrés par le correcteur. Deux indications vous permettront d'identifier ces anomalies : Word souligne tout ou alors il ne souligne aucun terme.

La gestion des corrections manuelles : ce qu'il faut savoir

Comme nous l'avons indiqué, l'intelligence artificielle de Word, aussi performante soit-elle, peut ne pas détecter certaines subtilités de la langue de Molière. Elle peut aussi ne pas reconnaître certains mots. C'est là que la correction manuelle va intervenir.

Comment afficher le suivi des modifications ?

Avant d'entamer la correction d'un document, nous vous conseillons d'activer, toujours, le suivi des modifications. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "Révision" et cliquez, ensuite, sur "Suivi des modifications". C'est une fonctionnalité capitale. À travers elle, le logiciel va marquer les différentes modifications apportées par les différents utilisateurs ayant accédé au document.

Comment ajouter une modification ?

C'est une autre fonctionnalité intéressante qui s'inscrit dans l'optique de la correction manuelle sur Word. Pour la mettre en marche, vous devez activer, au préalable, le suivi des modifications. Vous devez alors repérer les termes soulignés en rouge ou en bleu. Ensuite, cliquez sur le bouton droit de la souris et ajoutez la modification suggérée par Word.

Il arrive, comme nous l'avons mentionné, que certains mots ne soient pas pris en compte. Vous pouvez alors les ajouter. Si vous êtes certain(e) de leur orthographe, il vous suffit de cliquer sur le bouton droit de la souris et de sélectionner "ajouter au dictionnaire". Le mot fait désormais partie du dictionnaire de Word.

Comment ajouter un commentaire ?

L'ajout d'un commentaire sur Word est une fonctionnalité pratique qui permet aux différents utilisateurs du document d'échanger des idées ou des corrections. Pour l'activer, il faut commencer par surligner le passage ou le mot à commenter.

Une fois chose faite, rendez-vous dans "Révision" et sélectionnez "ajouter un commentaire". La partie concernée sera alors surlignée en rouge. Il suffit de cliquer dessus pour consulter le commentaire.

Comment valider les corrections ?

Arrive, à présent, l'étape de la validation des corrections. Elle concerne les documents Word qui ont déjà été corrigés à l'aide du module "Révision". En ouvrant le fichier, vous pouvez alors vous rendre dans le même onglet et cliquer sur "Accepter".

Vous pouvez aussi valider les corrections une par une. Pour une validation générale de toutes les corrections, ouvrez le menu déroulant du bouton "Accepter" dans "Révision". Puis, cliquez sur "accepter toutes les modifications et arrêter le suivi".

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